Inicio Software SE Suite Contenido Empresarial [ECM]

Todos los días organizaciones crean un inmenso volumen de contenido no-estructurado, que incluye perfiles de clientes, órdenes de compra, registros de empleados, reportes financieros, formularios, facturas, contratos, procedimientos internos, diseños de ingeniería, correos electrónicos, entre otros. El desafío de manejar papeles, contenidos digitales, registros y documentos aumenta cada vez más. Estudios han mostrado que el contenido no-estructurado comprende 80% o más de toda la información corporativa y viene creciendo entre 65% a 200% al año, dependiendo del sector industrial.

En gran parte de las empresas, el contenido en papel y digital frecuentemente existe en un estado de "caos no administrado". Este contenido es almacenado en múltiples locales, tales como, drives de computadoras, compartimientos de red, carpetas de archivos y ficheros, sin una taxonomía consistente para identificar su naturaleza. Esto torna difícil para que los usuarios encuentren y reutilicen los contenidos que ellos necesitan para las actividades del día a día. El resultado es mucho tiempo perdido en la búsqueda y recreación de informaciones, además de incentivar prácticas menos eficientes como la utilización de correo electrónico en lugar de una herramienta colaborativa de gestión documental.

Las organizaciones están adoptando plataformas de Gestión de Contenido Empresarial (Enterprise Content Management - ECM) para tratar los desafíos asociados con la información no administrada. Soluciones de Enterprise Content Management [ECM] refinan la productividad y agilidad del negocio, proveyendo mejor acceso a la información y creando una infraestructura de colaboración, seguridad y reuso de contenido por toda la organización. Una plataforma de Enterprise Content Management permite a las empresas reducir costos con hardware y software, además de integrar las informaciones claves en un camino único para explorar nuevas oportunidades y rápidamente adaptarse a los nuevos requisitos del negocio.

Una solución abarcadora de Enterprise Content Management [ECM] cumple con los desafíos mencionados arriba y promueve los siguientes beneficios:

  • Reduce los gastos generales necesarios para almacenamiento de documentos físicos;
  • Disminuye la mano de obra requerida para completar procesos críticos con documentación intensiva;
  • Amplía la capacidad de colaboración, estimulada por el acceso en tiempo real al contenido;
  • Aprovecha el capital intelectual en nivel elevado;
  • Elimina atrasos e ineficiencias de los procesos manuales;
  • Permite a los auxiliares de servicios de atención al consumidor resolver problemas en la primera llamada, por medio de informaciones precisas e instantáneas;
  • Ofrece a los clientes acceso seguro vía Web ("self-service") a los documentos importantes;
  • Asegura mejor sustentación a las iniciativas de gobierno, riesgos y compliance [GRC], habilitando acceso seguro al contenido corporativo, estandarizando actividades y aplicando retención de contenido con base en políticas;
  • Ofrece prontitud avanzada y riesgo reducido a las cuestiones judiciales.

La Solución

SoftExpert ECM Suite - Gestión Contenido Empresarial - reúne dentro de una plataforma integrada los recursos necesarios para administrar todo el tipo de contenido empresarial, incluyendo documentos corporativos, registros vitales del negocio (facturas, órdenes de compra, declaraciones, etc.) , informaciones en papel, activos digitales (imágenes, audios y vídeos), correo electrónico, formularios, reportes, entre otros. Además, la solución intensifica la colaboración entre equipos por medio de herramientas para gestión de proyectos, foro, servicio de mensaje instantáneo y workflow. Para completar la oferta, el SoftExpert ECM Suite ofrece también una solución completamente integrada de Business Process Management [BPM] que posibilita a los clientes optimizar las actividades del día a día, conectando y compartiendo conocimiento por toda la organización.

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